Avdelningsadministratör till nybildad avdelning på Sida

Om tjänsten

Avdelningsadministratör till nybildad avdelning på Sida

Är du en skicklig och strukturerad administratör som vill vara med och bygga upp en ny avdelning? Vi söker dig som vill arbeta i en stöttande roll och som gillar att arbeta strukturerat med planering, samordning och uppföljning på en ny avdelning för stöd till det civila samhället. Om det stämmer in på dig sök då till Sida som är Sveriges förvaltningsmyndighet för internationellt bistånd. På uppdrag av regeringen arbetar vi för att minska fattigdom och förtryck, stärka demokrati och mänskliga rättigheter. För att kunna genomföra vårt uppdrag är Sida beroende av att kunna attrahera, rekrytera och utveckla kompetenta medarbetare med en mångfald av erfarenheter, bakgrunder och förmågor.  

Om jobbet

Fokus i rollen är att ge ett professionellt administrativt stöd till avdelningens ledning där du jobbar nära chefer och avdelningens medarbetare. Du kommer att ha en central roll på avdelningen och hantera många olika uppgifter samtidigt.

Avdelningen kommer inledningsvis bestå av cirka 45 medarbetare fördelade på en avdelningsstab och tre enheter. Enheterna ansvarar för olika delar av CSO-strategins genomförande. Det inbegriper såväl mindre som större stöd till civilsamhällesorganisationer, stöd till globala och regionala organisationer inom policy- och metodutveckling samt direktstöd till lokala och regionala organisationer i våra samarbetsländer. Avdelningens storlek och uppdragets omfattning kan komma att växa till följd av förändringar i verksamheten.

Du arbetar på vårt kontor i Rissne, Stockholm.

Arbetsuppgifter

• Ansvar för koordinering av verksövergripande och interna möten, där samordningen av de centrala processer utgör en stor del.
• Övergripande administration som IT-beställningar, introduktion av nyanställda, hantering av sidor och samarbetsytor på intranätet, dokument- och ärendehantering etc.
• Administrativt stöd till chef och avdelningsledning, exempelvis resebokningar, kalenderhantering och digitala planeringstavlor.
• Ansvar för löpande ekonomiadministration och kontering av fakturor.
• Protokollföring och stöd vid möten och större tillställningar både interna och externa.

Kvalifikationskrav

Utbildning

• Gymnasiekompetens

Språk

• Mycket goda kunskaper i svenska och förmåga att kommunicera väl i tal och skrift
• Goda kunskaper i engelska och förmåga att kommunicera i tal och skrift

Arbetslivserfarenhet och kunskaper

• Aktuell och flerårig erfarenhet av att arbeta i en administrativ roll.
• Relevant erfarenhet inom planering, samordning och effektiv administration
• Aktuell erfarenhet av att hantera många olika arbetsuppgifter i en stöttande roll.
• God vana av att använda digitala arbetsverktyg.
• Viss erfarenhet av ekonomiadministration.

För denna roll är det meriterande om du

• har erfarenhet av att arbeta i offentlig verksamhet/myndighet
• har kunskap om allmän handling
• har erfarenhet av fakturahanteringssystem så som Proceedo
• har erfarenhet av upphandlingar och avrop från ramavtal
• har erfarenhet av att skriva protokoll

Funktionella kompetenser/förmågor

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och förmågor och för denna roll behöver du: 

• Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
• Ta initiativ och vara drivande
• Ha förmåga att prioritera och hantera osäkerhet och risker
• Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
• Kunna hantera motstånd, vara flexibel och lösningsfokuserad
• Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn

Vi erbjuder

Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor. Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats och den statliga värdegrunden som vägvisare. Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.

Bra att veta

Generell information om Sida, vårt uppdrag och vår rekryteringsprocess hittar du https://www.sida.se/jobba-med-bistand

Ref. nr: 195/26.

Anställningsform: tillsvidareanställning (som inleds med provanställning)

Tillträde: 2027-01-01

Rekryterande chef: enhetschef, Henrik Riby mailto:[email protected]

Fackliga företrädare: SACO: mailto:[email protected] och ST: mailto:[email protected]

Sida strävar efter att vara en inkluderande och tillgänglig arbetsplats och våra lokaler är tillgänglighetsanpassade.

Har du en funktionsnedsättning så erbjuder vi anpassning under de olika stegen i rekryteringsprocessen. Hör i så fall av dig till rekryterande chef så hjälper vi dig vidare.